公文寫(xiě)作、文件管理、檔案管理、企業(yè)管理學(xué)、普通心理學(xué)、商務(wù)英語(yǔ)、實(shí)用英語(yǔ)寫(xiě)作、公共關(guān)系學(xué)、人力資源管理、秘書(shū)實(shí)務(wù)等。
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一、教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé):
1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的安排,檢查與總結(jié)工作。
2、及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級(jí)部門(mén)安排的各項(xiàng)任務(wù)及上報(bào)院的有關(guān)情況。
3、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作,并及時(shí)進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)。
4、負(fù)責(zé)收集撰寫(xiě)整理,管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。
5、負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作,作到分門(mén)別類(lèi),有條理。
6、作好各種文件的收發(fā),登記與管理工作。
二、生活秘書(shū)工作職責(zé)
1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作,監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用情況。
2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動(dòng)衛(wèi)生工作。
3、負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門(mén)窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。
4、負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。
5、協(xié)助院工會(huì)作好全院教職工的福利工作。
6、協(xié)助院長(zhǎng)用好院基金的使用管理工作,所有經(jīng)費(fèi)的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準(zhǔn)備好開(kāi)水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。
8、作好院資料室的收發(fā)與報(bào)刊雜志的征訂工作。
行政文員工作涉及面較廣,事務(wù)較繁瑣,對(duì)完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。那么,行政文員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和技能要求有哪些呢?
他應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī),熟練操作word、excel、powerpoint等辦公自動(dòng)化軟件及internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運(yùn)用各類(lèi)辦公自動(dòng)化設(shè)備。
同時(shí)應(yīng)具備良好的記憶力以及對(duì)時(shí)間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力,還要有較強(qiáng)的保密意識(shí)。具有良好的文字組織和語(yǔ)言表達(dá)能力,中英文打字速度快,能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語(yǔ)口語(yǔ),有較好的英語(yǔ)閱讀和寫(xiě)作能力。
秘書(shū)是掌管文書(shū)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
1998年5月,國(guó)家勞動(dòng)部(現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障部)在其新頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書(shū)上將“秘書(shū)”概念定義為:專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù),并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。
目前我國(guó)秘書(shū)從業(yè)人員約達(dá)2300萬(wàn)人。
我國(guó)外資企業(yè)秘書(shū)分三類(lèi):
初級(jí)秘書(shū)——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主;
中等秘書(shū)(一般性秘書(shū))——用英文寫(xiě)一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。多為大專(zhuān)或本科畢業(yè)。
高級(jí)秘書(shū)(經(jīng)理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí),有應(yīng)急處理能力,有較強(qiáng)的語(yǔ)文素養(yǎng)和較高的應(yīng)用寫(xiě)作能力。